Pilvipalvelut toimittajan työssä 3: Trello!

Tältä näyttää Trellon perusnäkymä. Levätä ei saa, koska on asioita, joita pitää tehdä.

Trello on tiedon- ja projektinhallinnan työkalu, joka taipuu yksittäisen käsikirjoituksen hahmottelusta aina laajamittaiseen ohjelmasuunnitteluun kymmenien ihmisten kesken. Trello kutsutaan apuun silloin kun on paljon ajatuksia ja tehtäviä, sekä useita tekijöitä. Tutustuin Trelloon joulukuussa 2012 ja yhtään liioittelematta sovellus on mullistanut tapani tehdä töitä. Esitän seuraavaksi perustelut, miksi jokaisen toimittajan tulisi ottaa Trello työssään aktiiviseen käyttöön.

Olen kirjoittanut pilvipalveluista toimittajan työn apuna tiedostojenhallinnan näkökulmasta (Dropbox, Google Drive). Tältä pohjalta on luontevaa siirtyä pilvipalvelujen tarjoamaan tiedonhallintaan. Trello on selainpohjainen sovellus, joka toimii myös mobiilialustoilla omana sovelluksenaan.

Tutustuin Trelloon verkkokauppani koodaajan suosituksesta loppuvuodesta 2012. Meillä oli iso urakka edessämme - olimme perustamassa englanninkielistä Royal Hammocks -verkkokauppaa. Työ pirstaloitui sadoiksi erilaisiksi pikkutehtäviksi ja etsimme työkalua, jolla nämä tehtävät olisi helppo jakaa minun, koodaajan ja yhtiökumppanini kesken. Halusimme olla selvillä siitä, että jokaisen tehtävien sisältö ja motiivi olisi kaikkien tiedossa ja että välttyisimme tekemästä päällekkäistä työtä.

Perustaessamme ensimmäistä verkkokauppaamme vuonna 2008 projektinhallinta hoitui sähköpostein, puhelinsoitoin ja pitkälle yöhön jatkuneissa työsessioissa Vuorimiehenkadulla. Toki työ on tehokasta silloinkin kun henkilöt ovat fyysisesti samassa tilassa välittömässä vuorovaikutuksessa, mutta esimerkiksi sähköpostit ovat auttamattoman raskas tapa kuljettaa pitkää projektia kohti maalia. Sähköposti ei ole tehty vuoropuheluun.

Miten Trello toimii?

Trello on luotu kolmiportaiseen projektinhallintaan. On tehtäviä, jotka pitää tehdä (To Do -lista). Tehtäviä jotka ovat työn alla (Doing-lista) ja tehtäviä, jotka on tehty (Done-lista). Helpoin tapa käsittää, mikä Trello on on ajatella sitä kuin työhuoneen seinää, jolle liimataan Post It -lappuja.

Seinän nimi olkoon vaikka "Kuvauspäivä-blogi". Seinälle rajataan toisistaan erilleen aihepiirit "Aiheideoita", "Teknisiä uudistuksia", "Yhteyshenkilöitä" ja "Muuta".

"Aiheideoita" jaetaan kolmeen sarakkeeseen, listaan, jotka ovat "Ideoita", "työn alla" ja "tehty". Kun idea syntyy, kirjoitan sen lapulle ja liimaan ensimmäiseen sarakkeeseen. Idea pysyy muistissa ja kulkee lopulta tehtyjen juttujen listalle, mihin se jää arkistoon. Nämä kolme listaa on nähtävillä tämän blogi-postauksen otsikkokuvassa. Listoilla olevat otsikot ovat 'kortteja', joista puhun kohta.

Työhuoneen seinässä on kuitenkin monta ongelmaa:

• Sen tarjoama tila on rajattu
• Sitä ei saa otettua mukaan kotiinsa
• Kollegoiden on hankala käyttää sitä
• Se ei toimi iPadilla
• Post-it laput taipuvat käyriksi ajan myötä ja liimakin on huonoa
• Se ei pyöritä videoita ja kuviakin huonosti
• Tietoturva

Esimerkiksi kaikki tämän blogin jutut ovat kulkeneet Trellon kautta. Ideat teksteihin syntyvät usein töissä. Näppäilen puhelimen Trello-sovelluksesta ajatuksesta 'kortin' (vrt. Post-it lappu) ja se jää talteen "Aiheideoita" listalle. Korttiin voi kirjoittaa lisätietoja jos aiheidean ympärillä on valmiiksi hyviä ajatuksia.

Esimerkki tähän postaukseen liittyvästä kortista.

Ainakin itse olen huomannut työssäni kirjaavani yllättäen tulevia ajatuksia sekalaisiin paikkoihin: paperinkulmiin, kännykän muistioon, sähköposteihin, kämmenselkään ja kalenteriin. Ideoita hukkuu. On vaikeaa nähdä kokonaisuutta. Parhaimmillani listasin ideoita tekstitiedostoon, mutta siitä on vaikea saada yhdellä silmäyksellä kokonaiskuvaa, kaikista käytettävissä olevista ideoista ja asioista.

Trelloa voi siis käyttää itsekseen, mutta parhaimmillaan sovellus on silloin kun se on valjastettu isomman työryhmän projektinhallintaan.

Mihin käytän sitä?

Käytän Trelloa tällä hetkellä Prisma Studion juttujen sisältöjen hallintaan, Riippumatto-verkkokauppojen tekniseen kehittämiseen, tämän blogin ideoiden säilyttämiseen ja kehittelyyn, erään ohjelmaideani tuotantotiimin temmellyskenttänä ja keittiöremontin suunnitteluun. Trello oli mahtava apu kun muutimme Ruoholahdesta Kumpulaan. Siellä oli listat rautakauppareissuja varten, muuton aikataulut, kämpän pohjapiirrustukset jne.

Toimittajan työssä teen käsikirjoituksen luonnostelman aina ensin Trelloon ja alan vasta sen jälkeen työstää itse käsikirjoitusta. Kerään Trelloon ensin asiat ja ajatukset, jotka haluaisin jutussani sanoa. Sen jälkeen luon kohtauksista kortteja ja lopulta laitan kohtaukset järjestykseen "ajolistoiksi". Tässä vaiheessa jutusta karsiutuu yleensä jo rönsyt pois eli minun ei tarvitse kirjoittaa kässäriin kohtauksia, jotka joutuisin pudottaa myöhemmin pois. Trellossa juttujen ajankäytön hahmottaminen on mielestäni helpompaa kuin sarakemuotoisella käsispohjalla.

Tässä esimerkiksi tiistaina 25.2. Prisma Studiossa ulos tulleen juttuni Trello-luuranko. Käytin tuossa Trellon ominaisuuksista vain murto-osan, mutta olkoon se yksinkertaisin esimerkki Trellon käytöstä.

Olen käyttänyt Trelloa tehdessäni tilauksia graafikolle. Luon tarvittavista graffoista kortteja, joihin voin liittää videoita ja kuvia inspiraatioksi graafikolle. Voimme chattailla vaikka realiaikaisesti ja mikä tärkeintä, teksti jää talteen.

Voin tehdä korteista check-listin, johon graafikko käy ruksimassa tehtyjä töitä sitä mukaa kun ne valmistuvat. Asiat eivät pääse unohtumaan. Trellossa graafikko voi jakaa asianmukaisessa kortissa previkoita ja käymme niistä keskustelua. Valmiit materiaalit siirtyvät verkon yli Dropboxin kautta Trello-rajapintaa hyväksi käyttäen.

Mitä hyötyä siitä on?

Useita hyötyjä on tullut jo edellä, mutta mainitaan vielä muutamia lisää.

Trello on vähentänyt merkittävästi sähköpostien lähettelyä. Sähköpostit ovat erinomainen virallisluontoiseen kirjeenvaihtoon, mutta työntekoon ne ovat kankeita. Sähköposteihin unohtuu vastata, niissä on sisällä aina epäoleellisuuksia, niissä ei ole tägejä ja erityisesti työryhmässä sähköpostien lähettelystä syntyy helposti myrsky, jonka tiimellyksessä ei kukaan tiedä, mitä kukin tekee, mitä tekee ja mitä pitäisi tehdä ja koska.

Trello vähentää unohduksia ja virheitä. Kun työ voidaan pirstaloida pienemmiksi kokonaisuuksiksi ja jakaa Trellon kaltaiselle tarjottimelle on lopputulos oman kokemukseni mukaan ollut se, että asiat tulee hoidettua viimeistä piirtoa myöden. Kun Trelloon luo kortin se pysyy siellä niin kauan kunnes joku sen käy poistamassa. Kun korttiin asettaa itsensä tehtävän hoitajaksi voi olla varma, että kuumotus on kova kun pinkan viimeiseksi hoidettavaksi jää tehtävä, jossa on oma lärvi tekijäkentässä.

Trello toimittaa tavallaan myös työnjohtajan virkaa. Ainakin itselleni syntyy tarve saada Trellossa pöytä puhtaaksi siten, ettei projektin viimeiset hoidettavat työt ole ainakaan niitä, jotka olen haalinut itselleni.

Jos Trelloa käytettäisiin toimitusorganisaatiossa tehokkaasti saavutettaisiin ainakin seuraavat tehokkuushyödyt.

• Sähköpostiliikenne vähenisi merkittävästi
• Tiedon määrä silti lisääntyisi kun asioita käsiteltäisiin Trellossa yksityiskohtaisemmin
• Työnteko olisi läpinäkyvämpää
• Kokoukset vähenisivät kun asioista sovittaisiin Trellossa
• Ihmiset tekisivät enemmän etätöitä kun asioiden hoito ei vaatisi fyysistä kanssakäymistä
• Asiat hoidettaisiin loppuun asti tai ainakaan ideat eivät hiljaa hautautuisi ja unohtuisi. "Joo siitä oli silloin kerran puhe, mutta ei sitä sitten kukaan lähtenyt viemään eteenpäin.."
• Kaikki näkisivät, mitä kukin on tekemässä ja missä vaiheessa työ on
• Yhteys toimituksen johtoon olisi välitön
• Trellon myötä myös muiden pilvipalvelujen käyttö lisääntyisi

Käy luomassa itsellesi Trello-tili täällä ja aloita Trellon käyttö jo tänään. Trellon 'esimerkkiseinä' autaa alkuun. Alla muutama linkki, joiden avulla opit nopeasti Trellon ammattimaisemman käytön ja hyödyt sen kehittyneemmistä ominaisuuksista.

How to use Trello lika a pro?

Osa 1 (tämä kannattaa ehdottomasti jokaisen jo Trelloa pitkään käyttäneenkin lukea)

Osa 2

Osa 3