Pilvipalvelut toimittajan työssä: Dropbox

Vaikka erilaisia datan säilytykseen, siirtoon ja synkkaukseen tarkoitettuja pilvipalveluita on ollut yleisesti tarjolla ainakin nelisen vuotta, on hämmentävää miten vähän niitä käytetään tv-työssä. Uskon että esimerkiksi Dropboxin, Google Driven, Trellon ja Evernoten avulla pystyisimme tehostaa toimitusten työtapoja valtavasti. Kehityksen esteinä ovat vanhat ja vakiintuneet tavat, kuten tarve järjestää kokouksia mitä vähäpätöisimmistä asioista ja jämähtäminen vanhaan tekniikkaan, kuten usb-tikkuihin ja irtokovalevyihin. Asiaan on tultava muutos. Esittelen pilvipalvelun, johon tutustuin ensimmäisenä.

Yksinkertaisimmin ilmaistuna, Dropbox tarjoaa 2 gigaa ilmaista säilytystilaa netissä. Samalla lailla kun voit ladata itsellesi netistä tiedostoja, voit Dropboxin kautta tallentaa nettiin tiedostoja itsellesi jemmaan tai jaettaviksi kollegojen kanssa. Voit aloittaa Dropboxin käytön täällä. Jos et vielä ostanut tarjoustani, jatka lukemista.

Ajatellaan vaikka, että haluat toimittaa graafikolle sarjan valokuvia.

Vanha tapa: Etsit jostain usb-tikun, tyhjäät sen vanhasta roskasta, kopioit tiedostot tikulle, odotat että Windows lopulta antaa "poistaa kohteen turvallisesti" jotta saat tikun koneesta irti, marssit graafikon työhuoneeseen, kirjoitat hänelle lapulle toimintaohjeet (koska hän on juuri ajelemassa fiksipyörällään Ison Pajan takapihan parkkiksella), odottelet että graafikko lataa tiedostot ja vielä soittelet perään, että mitkä tiedostot tikulta on tarkalleen ottaen tarkoitus ladata. Ja vielä noudat tikun takaisin.

Uusi tapa: Lataat tiedostot Dropboxiin. Jaat tiedostot graafikolle, jonka sähköpostiin pamahtaa ilmoitus jaetuista tiedostoista. Sähköpostin yhteyteen voit kirjoittaa toimintaohjeita jos asia vaatii selventämistä. Kun työ on valmis, graafikko jakaa valmiin työn esikatseluversion Dropboxiisi.

Annetaan Dropboxilaisten itse selittää palveluaan tässä esitteessään.

Dropboxissa minut vakuutti ennen kaikkea automaattisesti synkkautuvat omalle koneelle luotavat kansiot. Minulla on kovalevylläni ulkoisesti aivan tavallisen näköinen kansio, jossa säilytettävä materiaali synkkautuu automaattisesti pilveen. Ja toisille tietokoneilleni, johon olen asentanut Dropbox-clientin (saatavilla mm. OS X, iOS, Windows ja Android käyttöjärjestelmille). Kun menen läppärin kanssa pubiin kirjoittelemaan löydän kaikki tärkeät tiedostoni Dropbox-kansiostani. Minulla on ikään kuin yksi virtuaalinen tietokone ja nämä käsissä pidettävät vekottimet ovat vain portaaleja tietooni.

Minulla on Dropboxissani tällä hetkellä seuraavat kansiot

Säilön pilveeni juttujeni käsikirjoitukset, matkaliput (lento, juna, hotelli jne.), firman paperit ja ylipäätään tärkeät dokumenttini, joita en viitsi kantaa paperisena, mutta tarvitsen välillä 'lennosta' pöydälle. Reissuilla on mukavaa kun tietää, että matkaliput ovat aina jossain tallessa, vaikka papereita ei heti löytyisikään.

Käytän Dropbox-kansiotani myös varmuuskopioiden säilyttämiseen. Vaikka tietokoneen kovalevy paukahtaisi niin tavarat ovat aina Dropboxissa tallessa. Toki kotona on perinteinenkin varmuuskopiolevy sohvan alla surisemassa, mikäli Dropboxissa tapahtuisi jotain odottamatonta.

En säilytä Dropboxissa mitään tietoturvamielessä herkkää materiaalia. Esimerkiksi perhevalokuvien varmuuskopiot säilytän muualla.

Dropbox kulkee myös puhelimessa ja pädissä mukana. iPhonen iOS tarjoaa oletuksena, että sähköpostien liitetiedostot tallennetaan Dropboxiin. Tärkeät liitteet voi siirtää jo puhelimella oikeisiin kansioihinsa ja katsella myöhemmin koneeltaan. Saan graafikolta esikatselumateriaalia sähköpostin liitteenä, siirrän ne Dropboxiin ja katselen videot jo puhelimellani.

Dropboxissa olevat tiedostosi ovat salattuja, mutta voit luoda tiedostoihisi linkin, jonka avulla kuka tahansa voi käydä tsekkaamassa ja lataamassa esittelemäsi materiaalin. Näin ratkaiset ylisuurien sähköpostiliitteiden ongelmat. Dropboxissa siirtyvät usean gigan kokoiset filet, joskin niiden siirtelyyn on fiksumpiakin ohjelmia olemassa (esim. Aspera).

Lisäksi Dropboxin jakamisasetuksia laventamalla voidaan jakaa kansioita isomman ryhmän käyttöön. Esimerkiksi verkkokauppani Riippumattojen maailman kaikki dokumentit ovat Dropboxissa minun, yhtiökumppanini ja koodaajamme käytössä. Kunkin käyttäjän koneella Dropbox-kansio näyttää ihan tavalliselta kansiolta, mutta kansion sisältämä materiaali synkronoituu jokaiselle käyttäjälle sitä mukaa kun joku meistä tekee sinne päivityksiä. Yhteinen hiekkalaatikko siis.

Dropboxissa kaksi gigaa tilaa tulee ilmaisena ja jos tilaa tarvitaan enemmän, saa 10 dollarilla kuussa itselleen 100 gigan paketin pilvitilaa. Omistan tällä hetkellä 162 gigaa pilvitilaa, josta on käytössä 33 gigaa. Ostin siis ylimääräisen tilan ja sain jostain 50 gigaa extraa. Muistaakseni siitä kiitoksena, että Dropbox-clientini oli niin monella laitteella käytössä. Kahdella gigallakin pääsee jo pitkälle, mikäli ei pidä Dropboxia kuvien ja videoiden säilytyspaikkana.

Miinuspuolet

Kaksi gigaa ilmaista tilaa ei ole nykypäivänä lähellekään paras tarjous. Amazon tarjoaa 5 gigaa ja Googlen Drive jopa 15 gigaa starttitilaa ennen kuin tarvitaan taaloja tiskiin.

Dropboxin latausnopeudet eivät ole markkinoiden nopeimpia. Esimerkiksi Googlen Drive hotkii tavaraa sisäänsä paljon Dropboxia nopeammin.

Dropbox on palvelu tiedostojen säilyttämiseen ja esikatseluun. Voit lukea pdf:iä ja Word-dokumentteja, katsoa kuvia ja elokuvia Dropboxissa lataamatta niitä koneellesi. Dropboxissa et kuitenkaan voi muokata dokumentteja. Tällainen ominaisuus on muun muassa Google Drivessa, joka on yksi sulka lisää Googlen hattuun.

Jos olet päättänyt luoda itsellesi tilin vain yhteen pilvipalveluun, en suosittele Dropboxia vaan Google Drivea. Googlen tuotteesta lisää myöhemmässä postauksessani.

Itse käytän sekä Dropboxia että Google Drivea rinnakkain siksi, että en voi koskaan olla varma kumpaa palvelua kollegani käyttää. Tärkeintä on, että tieto liikkuu ilman hässäkkää.