Pilvipalvelut toimittajan työssä 2: Google Drive

Nyt kun Arri Amiran aiheuttama tärinä alkaa vihdoin helpottaa, kerron lyhyesti toisesta kätevästä pilvipalvelusta, jonka otin pari viikkoa sitten toimituskäyttöön. Google Drive on imaissut sisäänsä paljon tietoa, jonka aiemmin säilytin Dropboxissa. Google tarjoaa muutaman ominaisuuden, jotka tekevät siitä lyömättömän toimitustyössä.

Google Drive tunnettiin vielä 25.4.2012 saakka Google Docsina, joka oli ominaisuuksiltaan hyvin samankaltainen Driven kanssa. Google Docsia käytimme Riippumattokauppani kanssa tiedostonhallintaan alkaen jo kun Docs oli vielä beta-vaiheen ohjelmisto. Nykyään Google Docs on Google Driven sisällä oleva toimisto-ohjelmisto. Samanlainen kuin Microsoft Office siis, paitsi puhtaasti pilvessä. Suokaa anteeksi jos puhun sekaisin Docsista ja Drivesta. Vastahan tässä on totuttu siihen, että Neuvostoliitto ei ole enää IVY.

Drive tarjoaa 15 gigaa ilmaista tallennustilaa, joka täyttyy käyttäjän kuvista, videoista, sähköposteista ja tiedostoista. Kun kerran luot Google-tunnukset aktivoituu Drive käytännössä samalla. Siksi uusi Driven käyttäjä, mutta vanha Gmail-tilinhaltija huomaa, että Driven tilasta saattaa olla jo gigakaupalla täynnä. Itselläni vuodesta 2006 käytössä ollut Gmail-tili hotkaisee näköjään jo kolme gigaa arkistoineen ja liitetiedostoineen.

Google Driven voit asentaa myös offline-kansioksi

Pilvikansio

Aivan kuin Dropboxissa myös Drivessa käyttäjä voi kopioida hakemistoonsa Drive-kansion, jolla tiedot säilyvät vaikka kone ei olisi yhteydessä tietoverkkoihin. Tämä mahdollistaa offline-työskentelyn. Toki tämä pilvikansio syö kallista kiintolevytilaa, mutta pilvipalveluissa ei tulekaan koskaan ajatella netissä olevaa tilaa "nettikovalevynä". Synkronointi on avainsana. Kun käsittelet tietoa kotona on sama tieto päivitettynä käytössä töissä. Ei versiointia, ei tallentamista, ei uploadaamista ja downloadaamista vaan puhdasta kaikkialla käytössä olevaa pilvidataa.

Googlen tuetut muodot

Syy miksi Google Drive on Dropboxia käyttökelpoisempi on tiedostojen muokattavuus selaimessa. Et siis lataa Driveen Word-dokumenttia, jota päivität erillisessä ohjelmassa vaan päivität dokumenttia selaimessa. Drive tarjoaa selainpohjaisen teksinkäsittelytyökalun. Toki Microsoftkin tarjoaa ohjelmistonsa pilvessä (Office 365), mutta tällöin joudut käyttää rinnakkain Googlen ja Microsoftin ekosysteemiä.

Hieman ongelmallista on se, että kun lataat Driveen Word-dokumentin sinun on käännettävä se Google-asiakirjaksi eli dokumentiksi. Word-, Excel tai Powerpoint-tiedostot eivät ole Googlen tuettuja muotoja eikä niitä voi muokata selaimessa. Toimenpiteen välttämättömyys aiheutti itselleni aluksi hämmennystä. Toisaalta, en ole huomannut, että tässä päivityksessä Word-dokumentin muotoilut häviäisivät. Ainoastaan footer ja header kärsivät Yle-kirjepohjissa.

Käytännön hyöty

Kun ennen tein kässärit Word-pohjalle niin nykyään kirjoitan ne Googlen tekstinkäsittelyohjelmassa. Höpinäni kässäreistä täällä. Voin näin aloittaa työn töissä, jatkaa sitä kotona illalla ja viimeistellä Pub Oljenkorressa yöllä. Aamulla viimeisin versio odottaa työkoneella jatkamista. Minun ei tarvitse lähettää Word-dokumenttejä itselleni sähköpostiliitteinä vaan työ on aina mukana siellä, missä liikun. Tämä ominaisuus tukee pyrkimyksiäni päästä eroon Pasila-riippuvuudesta. Toimittajan on hyvä tehdä töitä talon ulkopuolella. Pasila on sosiaalisena ympäristönä mahtava, mutta luovuuden kannalta paremmat paikat ovat muualla.

Toinen merkittävä hyöty Googlen tuetuissa dokumenteissa on niiden jaettavuus. Usea henkilö voi kirjoittaa samanaikaisesti yhtä asiakirjaa (teksti, taulukko, powerpoint, piirros). Kuvitellaan vaikkapa, että kyselen laumalta kokkeja hyviä reseptejä. Sen sijaan että synnyttäisimme sähköpostimyrskyn voin avata Google-asiakirjan ja jokainen kirjoittaa reseptinsä yhteen ainoaan asiakirjaan. Asiakirjan reunaan voi kirjoittaa vielä erillisiä kommentteja selventämään tekstiä. Jokainen kirjoittaja näkee, ketkä ovat paraikaa kirjoitustyössä.

Tarvitaanko muita pilvipalveluja?

En käytä Google Drivea suurten tiedostomäärien varastoimiseen. Dropbox on luontevampi siihen, joskaan en osaa sitä järkisyin perustella. Muistiinpanot kirjoitan Google Driven sijasta Evernoteen ja projektinhallintaa hoidan Trellossa. Kahdesta viimeksimainitusta asiaa lähitulevaisuudessa. Mielestäni on tärkeää hallita yleisimmät pilvipalvelut sen vuoksi, että mikäli haastateltavasi tai kontaktisi on tuttu edes yhden niistä kanssa teillä on väylä jakaa tietoa tehokkaasti. Puhumattakaan, että kollegasi pitäisi tietoa pilvessä. Tällöin olisimme taas askeleen lähempänä sähköpostitonta tulevaisuutta.